Häufig gestellte Frage
Sie sollen durch die IT-Dokumentation in die Lage versetzt werden, jederzeit genau zu sehen:
- wo sich ein Gerät befindet
- auf welche Teile des Netzwerkes es zugreift
- welche Software darauf installiert ist
- wie diese Software lizenziert ist
- welche Dienste das Gerät bereitstellt oder benötigt
- wer für den Betrieb des Gerätes verantwortlich ist
- wer das Gerät nutzt
- welche Wartungsverträge abgeschlossen wurden
- wann und von wem welche Änderungen am betreffenden Gerät vorgenommen wurden
Vereinen Sie diese Informationen in einer zentralen IT-Dokumentation, leiten Sie aus den unstrukturierten Daten wirkliches Wissen ab.
In erster Linie erstellen und pflegen Sie eine IT-Dokumentation, um sich einen aktuellen Überblick über Ihre IT-Landschaft zu sichern. Nur wenn Sie wissen, was Sie haben, planen Sie auch zukünftige Investitionen sinnvoll. Es gibt jedoch ganz handfeste Gründe, warum eine IT-Dokumentation unentbehrlich ist.
Ausfälle von IT-Anlagen
Durch eine IT-Dokumentation wissen Sie im Störungsfall sofort, wer für das fehlerhafte System verantwortlich ist. Sie wissen außerdem, was zu tun ist, um die Störung schnellstmöglich zu beheben. Zusätzlich sehen Sie sofort, welche weiteren Prozesse und Systeme betroffen sind. Sie sind so in der Lage, ausgefallene Systeme kurzfristig zu überbrücken, um Ihre Infrastruktur betriebsfähig zu halten. In einem solchen Fall spricht man auch von einer Notfalldokumentation.
Im Rahmen dieser Notfalldokumentation ist auch die Hinterlegung von Wiederanlaufplänen vorgesehen. In diesen Plänen finden Sie exakte Informationen darüber, welche Schritte notwendig sind, um defekte Systeme wieder in Betrieb zu bringen.
Kosten
Durch eine IT-Dokumentation haben Sie den Überblick über Wartungs- und Lizenzverträge sowie den Status jedes einzelnen Geräts. Stellen Sie sich vor, welche Kosten entstehen, wenn Sie für ausgemusterte Geräte nach wie vor Lizenz- und Wartungsgebühren zahlen. Verknüpfen Sie Verträge und Lizenzen direkt mit dem jeweiligen Asset. Bei der Außerbetriebnahme verfügen Sie über sämtliche Informationen, um Geräte ganzheitlich aus Ihrer Infrastruktur zu entfernen.
Änderungen
Änderungen sind während des Lebenszyklus von IT-Assets unerlässlich, um leistungsfähig zu bleiben oder sich an den Zielen des Unternehmens auszurichten. Wenn Sie Veränderungen vornehmen, ist der Überblick essentiell. Welche weiteren Systeme oder Abteilungen sind davon betroffen?
Die kleinsten unbedachten Änderungen haben im Zweifel weitreichende folgen für Prozesse, Systeme und Services. Fehlt Ihnen hier der Überblick, sind teure Ausfälle vorprogrammiert.
Gesetzliche Verpflichtungen
Vielen Unternehmern und Geschäftsführern ist nicht bewusst, dass es auch konkrete juristische Vorgaben gibt, die eine IT-Dokumentation verpflichtend machen. Beispiele für solche Normen sind das IT-Sicherheitsgesetz und die Verordnung zum Betrieb kritischer Infrastrukturen (KRITISV). Auch aus der Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO) ergibt sich im Grunde die Notwendigkeit, die interne IT zu dokumentieren.
Das Gesetz zur Kontrolle und Transparenz im Unternehmensbereich (KonTraG) ist hier zu nennen. Dieses Gesetz verpflichtet Unternehmen, Maßnahmen zu ergreifen, welche frühzeitig Gefahren für den Fortbestand des Unternehmens erkennen lassen. Dies betrifft selbstverständlich auch die Unternehmens-IT und ist somit für nahezu alle Unternehmen relevant.
Die IT-Dokumentation muss konsistent sein
Das ist das Mantra der Dokumentation. Konsistenz sorgt für Vertrauen. Es geht nicht nur um das Vertrauen, das Sie selbst in Ihre eigene IT-Dokumentation haben. Es geht vor allem um das Vertrauen der anderen Beteiligten.
Definieren Sie die Informationstiefe
Wenn Sie eine bestimmte Information für ein einzelnes Asset erfassen, erfassen Sie sie auch für alle anderen Assets der selben Klasse. Das bedeutet: Wenn Sie die IP-Adresse eines Servers in der IT-Dokumentation hinterlegen, tun Sie das ebenso für alle anderen Server.
Was passiert, wenn Sie das nicht tun ?
Die Dokumentation ist nicht nur für Ihre eigene Arbeit gedacht. Alle Personen, mit denen Sie zusammenarbeiten, profitieren davon. Die Menschen verlassen sich auf die Informationen und erwarten, dass sie vollständig sind. Wenn Ihre Mitarbeitenden die IP-Adresse eines Servers in der IT-Dokumentation finden, erwarten sie das auch für jeden anderen Server. Ist dies nicht der Fall, verlieren sie das Vertrauen in die Daten.
Setzen Sie sich kleine und realistische Ziele. Versuchen Sie, diese Ziele Schritt für Schritt zu erreichen. Es reicht aus, in einem ersten Schritt die IP-Adresse und den Hostnamen aller Server zu erfassen. Doch wenn Sie das tun, tun Sie es für alle Server.
Die IT-Dokumentation muss Ihren Anforderungen entsprechen
Vermeiden Sie das Dasein als Jäger und Sammler. Finden Sie heraus, welche Anforderungen Ihr Tagesgeschäft mit sich bringt. Definieren Sie, welche Fragen zu beantworten sind. Legen Sie fest, welche Angaben Sie benötigen. Das Ergebnis aus diesen Überlegungen halten Sie in einem Configuration Management Plan als Richtlinie für Ihre Mitarbeiter und für sich selbst fest.
Was geschieht, wenn Sie zu viel dokumentieren ?
Die Masse an Daten ist nicht aktuell zu halten. Ein weiterer Nachteil einer zu großen Menge an Daten: Relevante Dinge gehen in der Masse nebensächlicher Dinge verloren. Sie werden schwer in der Lage sein, die wichtigen Dinge zu finden.
Planen und organisieren Sie Ihre IT-Dokumentation sorgfältig . Bedenken Sie bitte zwei Dinge:
- Dokumentation braucht Zeit
Planen Sie die benötigte Zeit im Voraus. Sorgen Sie für die Akzeptanz dieser Tatsache bei Ihren Mitarbeitenden und Chefs. Über den zusätzlichen Zeitaufwand darf nicht gestritten werden. - Beziehen Sie Ihre Dokumentation in Ihre Prozesse und Projekte ein.
Gibt es einen Leitfaden für die Einrichtung neuer Server? Nehmen Sie die notwendige Dokumentation mit auf. Werden neue Exchange-Server von externen Beratern eingerichtet? Informieren Sie sie darüber, wie diese in Ihre IT-Dokumentation aufgenommen werden. Teilen Sie ihnen Ihre genauen Anforderungen mit.